La guía definitiva para coordinadores de Conferencias de Distrito
Hay una magia única que surge cuando la pasión, el propósito y las relaciones públicas se encuentran. Como expresidenta del Capítulo de la Public Relations Student Society of America (PRSSA) en Clark Atlanta University y fundadora de Panther Communications, tuve el honor —y el desafío— de liderar la planificación y ejecución de la Conferencia de Distrito de PRSSA de 2025 del Sureste, “Culture & Communications: Empowering Voices in PR & Media”.
El evento, de un día completo y con múltiples paneles, reunió a más de 70 estudiantes y profesionales, y marcó un hito histórico: fue la primera vez que una universidad históricamente negra (HBCU, por sus siglas en inglés) organizó una Conferencia de Distrito de PRSSA.
Si estás considerando asumir el rol de Coordinador de Conferencia de Distrito, aquí tienes una guía completa sobre la estrategia, creatividad y resiliencia necesarias para dar vida a un evento inolvidable, junto con algunas lecciones que aprendí en el camino.
Define tu “por qué”
Antes de reservar sedes o redactar programas, ancla tu trabajo en un propósito claro. Para nosotros, la misión era evidente: amplificar las voces subrepresentadas en las relaciones públicas y los medios.
En un momento en que los esfuerzos de diversidad, equidad e inclusión están siendo cuestionados e incluso revertidos en algunos casos, nuestro tema, “Culture & Communications”, fue un llamado a la acción. Deja que tu “por qué” guíe cada decisión, desde los paneles que programas hasta las alianzas que estableces. Ese propósito te sostendrá cuando la logística se vuelva abrumadora (y créeme, sucederá).
Apóyate en tu equipo de PRSSA y pide ayuda
Nuestro equipo central de planificación estuvo formado por miembros de la Junta Directiva de CAU PRSSA. Equilibrar estudios, trabajos, pasantías y la organización de la conferencia no fue fácil, pero la comunicación clara, la delegación de tareas y las reuniones semanales nos mantuvieron alineados.
Una de las lecciones más importantes que aprendí: no tienes que hacerlo solo. El Comité Internacional de PRSSA también está ahí para apoyarte. Ya sea para recibir orientación sobre cronogramas, mejores prácticas o promoción, no dudes en contactarles. Ellos ya han pasado por esto, así que aprovecha ese conocimiento colectivo.
Usa todos los recursos que tengas
Organizar una Conferencia de Distrito exitosa requiere más que pasión: hace falta estrategia. Nosotros recurrimos a nuestra red de exalumnos, LinkedIn y contactos locales de la industria para encontrar patrocinadores, ponentes y colaboradores. Usamos Wix para crear el sitio del evento y Mailchimp para el email marketing, lo que nos ayudó a construir comunidad, promocionar la conferencia y aumentar las inscripciones.
Recomiendo especialmente: LinkedIn para contactar ponentes y establecer alianzas; redes de exalumnos para conseguir patrocinios y mentorías; Mailchimp para gestionar campañas de correo; Google Docs para colaboración en tiempo real; Canva para crear materiales visuales con una imagen de marca cuidada. Si eres ingenioso/a, no necesitas un gran presupuesto: solo energía, audacia y un buen plan.
Empieza temprano, pero mantente flexible
Comenzamos en septiembre, casi siete meses antes de la fecha del evento. Al inicio nos enfocamos en desarrollar el tema, planificar el presupuesto, definir la estrategia de marketing e identificar patrocinadores. Conforme se acercaba la fecha, cerramos la confirmación de ponentes, la logística del lugar y las campañas de email.
Aun así, por mucho que te adelantes, siempre habrá imprevistos. Algunos ponentes cancelarán, el programa sufrirá ajustes y ciertos materiales llegarán tarde. Está bien. La adaptabilidad y la calma bajo presión te servirán más que la perfección.
Haz del marketing una prioridad
Puedes tener un evento increíble, pero si nadie se entera, no servirá de mucho. Nosotros ejecutamos una sólida campaña en redes sociales (Instagram y LinkedIn) que generó más de 78.000 vistas, 1.300 “me gusta” y 400 compartidos. Nuestras campañas de correo alcanzaron una tasa de apertura del 82%.
Mantén tu mensaje consistente, tus diseños alineados con la marca y tus llamados a la acción claros. No subestimes el poder de contar historias: comparte el proceso de planificación, destaca a tus ponentes y da a tu audiencia un motivo para asistir.
Planifica el día con cuidado y prepárate para improvisar
Creamos una experiencia de un día completo que incluyó paneles, talleres, una feria de empleo tipo “almuerzo y aprendizaje”, y actividades de desarrollo profesional como entrevistas simuladas, sesiones de fotos para currículums y revisión de CVs. Cada elemento estaba diseñado para empoderar a estudiantes y jóvenes profesionales.
A pesar de toda la planificación, los cambios de última hora fueron inevitables. Un buen coordinador sabe cómo adaptarse y mantener la calma bajo presión. Confía en tu equipo, mantente flexible y nunca pierdas de vista la experiencia de los asistentes.
Reflexiona, mide y celebra
Después de meses de trabajo, no hay mejor sensación que ver tu visión cobrar vida. Nuestro evento recibió elogios en redes sociales como Instagram y LinkedIn, apareció en HBCU Buzz y reunió a estudiantes, profesionales y aliados en un espacio dedicado al aprendizaje y el empoderamiento.
Tómate el tiempo de reflexionar sobre lo que funcionó, recopilar comentarios y documentar los resultados. Has construido algo significativo, y eso merece ser celebrado.
Reflexión final
Ser Coordinador de una Conferencia de Distrito es más que una oportunidad de liderazgo: es un compromiso con el impacto. Enfrentarás retos, tomarás decisiones difíciles y crecerás enormemente en el proceso.
Si te preguntas si estás listo, la respuesta es sí. Usa tu voz. Usa tu equipo. Usa tus recursos. Y, sobre todo, recuerda tu “por qué”.
Courteney Sykes es originaria de Florida y recién graduada de Clark Atlanta University con una Licenciatura en Artes en Medios Masivos, con concentración en Relaciones Públicas. Se desempeñó como Presidenta del Capítulo de PRSSA en Clark Atlanta University de 2022 a 2025 y es fundadora de Panther Communications, la firma de relaciones públicas dirigida por estudiantes de la universidad. Le apasiona combinar la narración con la creatividad y amplificar las voces diversas en las relaciones públicas, los medios y la comunicación.
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