Mantenerse seguro, inteligente y estratégico: evitando trampas éticas en tu Agencia Gestionada por Estudiantes
La ética es un tema habitual tanto en nuestras aulas como en nuestros ámbitos laborales, por lo que no sorprende que también sea un tema crucial dentro de las Agencias Gestionadas por Estudiantes. En la agencia de James Madison University, Bluestone Communications, sabemos que manejar adecuadamente los problemas éticos no se trata solo de reaccionar cada vez que aparece un conflicto. Como Faculty Adviser, siempre intento pensar un paso adelante y preguntarme cómo podemos prevenir los problemas éticos antes de que ocurran.
Aquí comparto algunas estrategias que hemos utilizado en nuestra Agencia Gestionada por Estudiantes para mantener la ética en el corazón de nuestro trabajo:
- Incorporar la ética en el proceso de inducción – especialmente para quienes asumen roles de liderazgo. Cada semestre iniciamos con un encuentro de formación para los nuevos líderes de equipo. Además de repasar nuestros procesos y procedimientos, destinamos un espacio a conversar abiertamente sobre escenarios y desafíos éticos que pueden enfrentar. Marcar desde el inicio un tono de comunicación abierta y transparente ayuda a reforzar nuestras expectativas y estándares.
- Compartir y actualizar periódicamente un manual integral. Contamos con un manual detallado que establece todas las políticas y procedimientos, el cual revisamos y actualizamos cada año. Además, promovemos el diálogo abierto sobre dilemas éticos durante las reuniones de liderazgo y de equipo para mantener viva la conversación
- Fomentar una cultura sin juicios. Nos esforzamos por crear un entorno en el que los estudiantes se sientan seguros al advertir posibles problemas éticos sin temor a represalias. Esto comienza con la construcción de confianza y con la normalización de conversaciones sobre ética entre los miembros del equipo y los docentes responsables.
- Preparar a los clientes para trabajar con estudiantes. Antes de firmar cualquier contrato, me reúno personalmente con cada cliente. Esto nos permite evaluar a los potenciales socios y asegurarnos de que comprendan claramente nuestra estructura y expectativas. Marcar el tono correcto desde el inicio ayuda a evitar malentendidos en el futuro.
- Incluir conversaciones sobre ética en las presentaciones a lo largo del semestre. Si bien la inducción es importante, también reforzamos el pensamiento ético durante todo el semestre. Lo hacemos a través de presentaciones, conferencistas invitados y el análisis de casos reales premiados por PRSA que destacan la toma de decisiones éticas.
- Organizar un proceso claro para gestionar los problemas con clientes antes de que se conviertan en preocupaciones éticas. Hemos desarrollado una estructura de liderazgo en varios niveles y revisamos de manera periódica, junto con los estudiantes, nuestros procesos de aprobación y escalamiento durante el semestre. Si bien alentamos a los estudiantes a resolver los problemas de forma independiente, los Faculty Advisers siempre estamos disponibles para intervenir cuando sea necesario.
- Monitorear las campañas y los contenidos para garantizar precisión y equidad. Los clientes revisan y aprueban todos los planes estratégicos antes de que comencemos a trabajar; sin embargo, también realizamos controles internos y externos de forma regular a lo largo del semestre para asegurar la transparencia y la rendición de cuentas.
- Impulsar la transparencia desde la conducción. Como docentes, estamos comprometidos a ser abiertos, honestos y accesibles. Dar el ejemplo con estos valores contribuye a construir una cultura donde la transparencia sea la norma y no la excepción.
En las relaciones públicas –especialmente en las Agencias Gestionadas por Estudiantes– es fácil quedar atrapados en las entregas y fechas límite. Hacer espacio para la reflexión ética no solo es “lo correcto”, sino también garantiza que contemos con una agencia feliz y productiva que prepara a los estudiantes para el futuro. En Bluestone Communications, construir una cultura ética proactiva nos ha permitido no solo evitar problemas, sino también ganar la confianza de los clientes y la seguridad de nuestro equipo.
Shana Meganck, Ph.D., es profesora asociada en la School of Communication Studies de la James Madison University. Sus intereses académicos incluyen la pedagogía en relaciones públicas y la responsabilidad social. Es la Faculty Adviser de la agencia estudiantil de JMU, Bluestone Communications, y aporta experiencia en la industria trabajando con una amplia variedad de clientes locales y nacionales en el campo de las relaciones públicas.
