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La vida de una Coordinadora de una Conferencia de Distrito: Q&A con Elena Erdley

¿Cómo es ser Coordinador a de una Conferencia de Distrito?

A medida que se acerca la fecha límite para enviar el formulario de solicitud de la Conferencia de Distrito para 2026, quisimos conocer más sobre la experiencia de ser Coordinador de este tipo de eventos. Nuestra Vicepresidenta de Eventos y Recaudación de Fondos conversó con Elena Erdley, Coordinadora de la Conferencia 2025, para conocer sus principales aprendizajes durante el proceso.

En marzo de 2025, Erdley y el Capítulo de Temple University organizaron la Conferencia Distrital del Atlántico Medio, “Game On: PR in Sports”, que reunió a 82 participantes de 13 universidades y 12 ponentes. Con sesiones sobre cómo crear estrategias de medios deportivos y la nueva era del deporte universitario, Erdley y su equipo aprovecharon la herencia deportiva de Filadelfia para ayudar a los estudiantes de relaciones públicas a ampliar sus conocimientos, intercambiar ideas y establecer valiosas conexiones en el mundo de los medios deportivos.

Cuéntanos un poco sobre tu experiencia como Coordinadora de Conferencia de Distrito.

Cuando planificamos “Game On”, nos apasionaba la idea de que fuera una Conferencia de Distrito. No solo por el apoyo y la promoción de PRSSA, sino porque representaba un nuevo desafío: nuestro Capítulo ya había organizado Conferencias de Distrito antes, pero no durante nuestra etapa en Temple. Una vez que aceptaron nuestra propuesta, asistí a ICON, me reuní con otros coordinadores y empecé a conversar con posibles asistentes. Sentí que todo iba a encajar y que había interés en participar.

En cuanto al proceso de planificación, éramos un equipo pequeño, así que fue mucho trabajo. Creo que es una buena experiencia tener un proyecto que podría absorber todo tu tiempo; me permitió establecer buenos límites entre la vida personal y el trabajo.

¿Cuál fue la parte más desafiante y cómo la superaste?

Lo más difícil de organizar una conferencia es gestionar bien el tiempo. Habrá momentos en que parezca que no hay tareas urgentes, pero siempre puedes adelantar trabajo. Por ejemplo, empecé a diseñar nuestro programa a finales de diciembre, porque durante las fiestas nadie respondía a mis correos para invitar a ponentes. Pensé: “Tengo todo este tiempo libre… ¿qué puedo hacer ahora para facilitarme las cosas más adelante?”.

Otro reto es transmitir el valor de tu conferencia a otros Capítulos. Tu evento puede ser espectacular, pero eso no elimina los gastos de viaje y alojamiento para otros.

Con “Game On: PR in Sports” tuvimos la suerte de estar en Filadelfia, lo que nos dio acceso a grandes profesionales de las relaciones públicas deportivas y nos permitió ofrecer una oportunidad única para que los asistentes los conocieran en un solo evento. Contamos con representantes de los Eagles, los Flyers y los 76ers, lo que fue un gran atractivo. Esto nos permitió convocar a participantes de 14 Capítulos PRSSA.

¿Qué fue lo más gratificante de la experiencia?

Ver a todos los asistentes disfrutando y aprendiendo. Tuvimos un grupo muy comprometido desde primera hora de la mañana. Me encantó ver cómo tomaban notas sin parar y cómo se acercaban a los ponentes al finalizar las sesiones para hacer networking. Sé que se formaron buenas relaciones, y me dio mucha satisfacción pasar junto a ellos y escuchar cómo hablaban de las charlas.

Cuéntanos el momento en el que sentiste que todo encajó.

Para mí fue cuando confirmamos a nuestra ponente principal, Katie Kizitaff, responsable de prensa del equipo Flyers. Era alguien que quería tener desde el principio, aunque sabía que sería difícil conseguirlo. Estaba muy preocupada porque me había ilusionado demasiado.

Cuando recibí el correo confirmando que podía asistir, sentí un gran alivio y pensé: “Ya está, ahora sí”. Sabía que íbamos a obtener más difusión en los canales de Temple porque era exalumna, que más gente se interesaría por asistir porque trabajaba con los Flyers… muchas cosas encajaban con ella. Fue como un momento “milagro”.

¿Qué idea no pudiste implementar?

Me habría encantado invitar a algunas de las mascotas de los equipos de Filadelfia a nuestro evento de bienvenida la noche anterior o que pasaran por “Game On”. Habría sido divertido, interactivo y muy único, además de una gran oportunidad para fotos. Pero… las mascotas son muy caras. Está bien que no haya sucedido, pero si pudiera volver atrás, encontraría la forma de hacerlo realidad.

¿Qué consejo le darías a quienes serán Coordinadores este año?

Aprovechen las conexiones de sus profesores. Invitarlos a hablar es excelente, porque tienen experiencia, pero también porque quieren ayudar y conocen a gente que trabaja en muchos lugares. Del mismo modo, la universidad tiene exalumnos que pueden querer colaborar.

Yo hice muchas búsquedas con variaciones como “Temple University alumni in sports communications” y fue un gran punto de partida para contactar ponentes. Acérquense a sus profesores y a la facultad: eso les llevará mucho más lejos que una llamada en frío.

¿Sigues dudando sobre si organizar una conferencia? El Comité Internacional de PRSSA está aquí para ayudarte. Contacta a la Vicepresidenta de Eventos y Recaudación de Fondos en vpevents@prsa.org.