EL ABC DE ORGANIZAR LAS DISTRICT CONFERENCES

¿Has asistido alguna vez a una District Conference? ¿Ha organizado tu Capítulo una? ¡2023 podría ser la oportunidad de tu Capítulo para organizar una District Conference!

El período de aplicación ya ha comenzado, por lo que pensamos en describir el ABC de las District Conferences. En este artículo podrás encontrar información clave acerca de las District Conferences y el proceso de postulación y selección, además de recursos y fechas importantes a tener en cuenta.

¿QUÉ SON LAS DISTRICT CONFERENCES?

Las District Conferences son mini-conferencias planificadas y organizadas por Capítulos de la PRSSA. Duran entre uno a tres días y se llevan a cabo todos los años entre febrero y abril bajo una modalidad presencial, virtual o híbrida. A lo largo de los días de la conferencia se desarrollan diferentes sesiones que ofrecen oportunidades de crecimiento y aprendizaje, tales como charlas con oradores, eventos de networking, ferias de empleo y visitas a empresas.

BENEFICIOS DE ORGANIZAR UNA DISTRICT CONFERENCE

Las District Conferences son una oportunidad increíble para ayudar a tu Capítulo a recaudar fondos, reclutar miembros, desarrollarse profesionalmente y establecer vínculos perdurables y significativos. Además, PRSSA National promociona las conferencias a través de sus diversos canales y redes sociales, por lo que los Capítulos organizadores aumentan su visibilidad a nivel internacional.

Durante el proceso de planificación del evento, los miembros del comité organizador adquieren valiosas habilidades de planificación de eventos y amplían su red de contactos al relacionarse con profesionales de la industria.

Sumado a esto, los Capítulos anfitriones de conferencias tienen la posibilidad de aplicar a los Teahan Award y ganar un premio de $300 USD y una placa para su Capítulo. Además, los Capítulos de cualquier tamaño pueden aplicar a los Star Chapter Award si cumplen con determinados requerimientos, uno de estos siendo organizar o asistir a una District Conference. 

PROCESO PARA APLICAR

Los Capítulos que estén considerando organizar una District Conference en 2023 deben completar el Interest Form, un formulario no vinculante. Los Capítulos tendrán tiempo hasta el 23 de agosto a las 2 p.m. EST para completar y enviar el Form. 

Al enviar este formulario, podrán mostrar su interés en organizar una Conference, hacer cualquier pregunta que tengan y programar una reunión si lo desean. Además, tendrán la posibilidad de recibir más información sobre las District Conferences.

A partir del 25 de julio los Capítulos podrán enviar la District Conference Hosting Application. La misma debe ser completada por todos los Capítulos que deseen organizar una conferencia en 2023. Es un formulario vinculante, lo que significa que los Capítulos seleccionados deben obligatoriamente organizar una District Conference. Habrá tiempo para enviar la District Conference Hosting Application hasta el 13 de septiembre a las 2 p.m. EST.

Una vez que tu Capítulo haya enviado la District Conference Hosting Application, me pondré en contacto con ustedes para programar una entrevista por videollamada. Esta es una gran oportunidad para explicar su plan de conferencia único. Tendrá una duración de 15 a 30 minutos y se requiere de la participación de la persona que ocupe el puesto de coordinador/a. Pueden unirse miembros adicionales del comité organizador.

Todos los Capítulos que apliquen para organizar una Conference pasarán por este proceso. Todos los formatos de conferencia (presencial, virtual e híbrido) serán considerados por igual.

SELECCIÓN

Antes de ICON 2022, los Capítulos seleccionados serán notificados de que fueron escogidos para organizar una District Conference en 2023. Al menos una persona de cada comité organizador deberá asistir a ICON para comenzar a promocionar su District Conference.

Organizar una District Conference es una experiencia inigualable. Ser capaz de trabajar junto con personas increíbles es lo que hace que las District Conferences sean tan especiales y divertidas de planificar. No hay mejor sensación que estar en tu conferencia y pensar en todo lo que has logrado y aprendido a lo largo de los meses anteriores.

Si bien acabo de explicar brevemente las District Conferences y el proceso de aplicación y selección, es esencial que lean el District Conference Information Handbook y el District Conference Execution Guide. Si tu Capítulo está considerando organizar una District Conference en 2023, ¡les sugiero que envíen el Interest Form y agenden una reunión para que nos podamos conocer! Además, no duden en comunicarse conmigo y enviarme un correo a vpevent@prsa.org. ¡No puedo esperar para trabajar en equipo!

Milagros Orcoyen, actual vicepresidenta de events and fundraising, es una estudiante de segundo año de la Universidad Argentina de la Empresa (UADE) en Buenos Aires, Argentina. Se encuentra estudiando las carreras de Relaciones Públicas y Ciencias de la Comunicación.

Más allá de su participación en PRSSA, Milagros colabora en dos voluntariados. Por un lado, es miembro de GEO, el centro de desarrollo sustentable de la Universidad de Buenos Aires (UBA), donde es parte del Área de Comunicación. Por otro lado, ocupa la posición de redactora en el Instituto Jane Goodall Argentina.

Además, Milagros es videocast host y social media strategist en The Business Takeaway, una compañía gestionada por estudiantes que se especializa en realizar entrevistas a profesionales en la industria del marketing, la publicidad y las relaciones públicas. Pueden conectar con ella a través de LinkedIn.

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